Jak sprawdzić kontrahenta przed umową: 7 rejestrów

Fałszywy kontrahent rzadko wygląda podejrzanie. Ma stronę, NIP i ładną stopkę maila. Różnicę widać dopiero w rejestrach – i to w kilku naraz.

1. Wykaz podatników VAT (biała lista)

Status VAT (czynny / zwolniony / niezarejestrowany / wykreślony z podstawą prawną), zgłoszone rachunki, daty rejestracji i wykreślenia, osoby reprezentujące. Najważniejsze przy płatnościach powyżej 15 000 zł (art. 96b ustawy o VAT, art. 117ba Ordynacji podatkowej). Każde zapytanie ma identyfikator – to Twój dowód.

2. KRS

Dla spółek: status, kapitał, reprezentacja (kto i jak podpisuje), prokurenci, wzmianki o likwidacji lub upadłości, zaległe sprawozdania. Odpis aktualny z ekrs.ms.gov.pl jest bezpłatny i ma moc dokumentu urzędowego.

3. CEIDG

Dla jednoosobowych działalności: status (aktywna, zawieszona, wykreślona), data rozpoczęcia, adresy, pełnomocnicy. Firma zawieszona nie powinna wystawiać faktur za bieżące usługi.

4. VIES

Przy transakcjach wewnątrzwspólnotowych – czy numer VAT UE jest aktywny. Zachowaj numer konsultacji; ma znaczenie przy stawce 0% w WDT.

5. KRZ – Krajowy Rejestr Zadłużonych

Upadłości, restrukturyzacje, postępowania wobec dłużnika. Firma w restrukturyzacji może działać, ale umowa z nią niesie inne ryzyko.

6. RDF – Repozytorium Dokumentów Finansowych

Sprawozdania finansowe spółek. Brak sprawozdań za kilka lat albo ujemne kapitały to sygnał ostrzegawczy przy większych zamówieniach i przedpłatach.

7. CRBR

Beneficjenci rzeczywiści. Przydatne, gdy chcesz wiedzieć, kto faktycznie stoi za spółką – np. przy nowym dostawcy z dużą przedpłatą.

Sygnały ostrzegawcze

• NIP aktywny, ale rachunek z faktury nie figuruje w wykazie,
• niedawna rejestracja VAT i od razu duże transakcje,
• osoba podpisująca nie widnieje w reprezentacji KRS ani nie ma pełnomocnictwa,
• adres w wirtualnym biurze plus brak sprawozdań,
• prośba o zmianę rachunku „tylko na ten jeden przelew”.

Jak to zautomatyzować

Ręcznie to 7 kart przeglądarki i kilkanaście minut na kontrahenta. Sprawdź kontrahenta za darmo – wpisz NIP, a dostaniesz status VAT, liczbę rachunków w wykazie i ocenę ryzyka z KRS. Pełny raport PDF due diligence (VAT, KRS, VIES, rachunki z identyfikatorem zapytania MF) i API do automatycznego sprawdzania znajdziesz na api.almmity.com.

Jeśli faktury od kontrahentów przychodzą przez KSeF, rachunki z faktur możesz kontrolować automatycznie w KSeF Płatności.

Podstawa prawna: art. 96b ustawy o VAT; art. 117ba Ordynacji podatkowej; ustawa o Krajowym Rejestrze Sądowym; ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (CRBR).

Najczęstsze pytania